2015
Kata Pengantar
Puji
syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Ridho dan
Rahmatnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem Informasi
Eksekutif, dengan judul makalah Sistem Informasi Eksekutif Perusahaan
Manufaktur.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada
pembaca. Kami menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak
kekurangan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun
demi kesempurnaan makalah ini. Dan semoga makalah ini dapat bermanfaat
bagi pembaca.
Jombang, November 2015
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 2
1.3 Tujuan 2
BAB II PEMBAHASAN 3
2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif 3
2.2 Pengertian Perusahaan Manufaktur 4
2.3 Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur 4
2.3.1 Profil Perusahaan 4
2.3.2 Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper 6
2.3.3 Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat Pulp & Paper 8
BAB III PENUTUP 10
3.1 Kesimpulan 10
3.2 Saran 10
DAFTAR PUSTAKA iv
iii
BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas
bisnis yang dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan
keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data
disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-masing
objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan
penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detail ditujukan
untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum
ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak
informasi. Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi yang disajikan
merupakan gabungan informasi detail dan informasi umum.
Sistem
Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam suatu perusahaan, hal ini
dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya
laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi juga
semakin terasa. Tanpa adanya sistem informasi eksekutif yang memadai, maka laju
perkembangan suatu perusahaan akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan
kompetitor.
Berdasarkan hal diatas, penulis mengambil judul
makalah Sistem Informasi Eksekutif pada
Perusaahaan Manufaktur (Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper
Tangerang Mill).
1
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut:
1. Apa
pengertian Sistem Informasi Eksekutif?
2. Apa
pengertian Perusahaan Manufaktur?
3. Bagaimana
penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari pembuatan makalah ini
yaitu untuk mengetahui :
1.
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif.
2.
Pengertian Perusahaan Manufaktur.
3.
Penerapan Sistem Informasi Eksekutif
pada Perusahaan Manufaktur (study kasus pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper
Tangerang Mill)
2
BAB II
Pembahasan
2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk
digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari
seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Dalam
membangun SIE, para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan
memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya perusahaan dalam
mencapain tujuannya.
Konsep
Dasar SIE ada 3 yaitu :
a.
Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor), adalah hal-hal (faktor) yang menentukan
keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini
dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
b.
Management By
Exception (MBE) yaitu perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja
aktual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk
menyelesaikan setiap permasalahan.
c.
Model Mental. Peran utama SIE adalah membuat sari dari
data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya.
Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau
model mental dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan seseorang
membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu
diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.
3
2.2 Pengertian Perusahaan Manufaktur.
Perusahaan adalah
kesatuan teknis (unit ekonomi) yang mengombinasikan Sumber Daya Alam
(tanah dan unsur-unsurnya), Sumber Daya Manusia, Modal dan Kewirausahaan (skill) untuk menghasilkan sejumlah
barang dan jasa tertentu.
Manufaktur berasal dari kata manufacture yang berarti membuat dengan tangan (manual) atau
dengan mesin sehingga menghasilkan sesuatu barang.
Sedangkan Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang
mengubah barang mentah menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian
dijual kepada pelanggan.
2.3 Sistem Informasi Eksekutif Pada Perusahaan Manufaktur Study Kasus Pada PT. Indah Kiat
Pulp & Paper Tangerang Mill.
2.3.1 Profil Perusahaan
PT.
Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill merupakan perusahaan manufaktur yang
berdiri sejak tahun 1978. Menjadi pabrik kertas nomor satu di dunia dan terus
melampaui kepuasan pelanggan dengan terus menerus melakukan perbaikan berkesinambungan,
merupakan visi dan misi yang dipegang perusahaan.
Dengan
menimbang visi dan misi perusahaan, pangsa pasar dan peluang ekspansi,
banyaknya pesaing yang bermunculan, maka diperlukan analisa mendalam mengenai
situasi pasar, kebijakan pemerintah, kendala di lapangan dan kekuatan pesaing.
Untuk itulah, sistem informasi eksekutif diperlukan untuk memenuhi harapan
perusahaan dalam mencapai visi dan misi dengan memanfaatkan berbagai informasi
internal maupun informasi exsternal yang secara aktual, cepat dan terpercaya.
Sistem
Informasi Eksekutif berfungsi untuk memberikan informasi mengenai kinerja
organisasi, informasi keuangan, statistik industri, dan situasi pasar terkini
untuk dijadikan sebagai patokan dalam mengambil keputusan oleh pemimpin sesuai
dengan visi dan misi organisasi.
4
Pokok
kegiatan organisasi berpusat pada manufaktur kertas yang ditujukan pada pasar
internasional dengan memanfaatkan fasilitas pengiriman melalui kapal di
pelabuhan Merak. Produk yang dihasilkan oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper
Tangerang Mill adalah kertas specialty, yaitu kertas warna dengan ukuran sheet
lebar.
Struktur
organisasi dari PT. Indah Kiat terbagi beberapa bagian berdasarkan
fungsionalitas, adapun struktur secara vertical, yaitu :
1. Mill
Service Department
a. HRD
b. Accounting
c. General
Affairs
d. Material
Management
e. Procurement
2. Production
Department
a. Stock
Preparation
b. Paper
Machine
c. Finishing
Converting
3. Quality
Assurance Environment
a. Quality
Control
b. Water
Supply
c. Quality
System Control
4. Business
Department
a. Marketing
b. PPIC
c. Document
& Logistic
d. Finished
Goods Warehouse
5. Engineering
Department
a. Engineering
b. Workshop
5
2.3.2 Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper
A, Sistem Informasi dalam media komunikasi internal
Asia Pulp and
Paper memandang komunikasi internal karyawan menjadi aset yang sangat berharga
yang harus dijaga serta dilakukan kegiatan investasi di dalamnya. Sistem
informasi yang digunakan dalam hal ini adalah sistem informasi dengan
penggunaan jaringan Lotus Note.
Lotus Note
sendiri adalah media komunikasi internal perusahaan yang dipergunakan untuk
mengirim berbagai pesan perusahaan yang dapat dilakukan oleh antar individu,
individu ke kelompok, bahkan perusahaan ke kelompok.
Lotus Note
memiliki kecepatan yang sangat tinggi, sehingga dapat mendukung berbagai
kegiatan komunikasi antar karyawan. Sifat dasar dan cara kerja Lotus Note
sebenarnya sama dengan email pada umumnya, namun dalam Lotus Note terdapat satu
kebijakan dimana seorang atasan dapat melihat komunikasi yang dijalankan oleh
bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk komunikasi karyawan
dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk mempermudah atasan melakukan
pengawasan serta melakukan koordinasi dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa
perlu untuk dikoordinasikan dengan segera.
B. Lotus mendukung Good Corporate Governance
Dalam praktek kerja sehari-hari, Asia Pulp and Paper sangat
menekankan akan pentingnya Good Corporate Governance. Hal ini berkaitan dimana
perusahaan menghargai karyawannya sebagai aset serta balasan dari prestasi
karyawan. Hal menariknya adalah, Asia Pulp and Paper sangat menekankan
kejujuran dari karyawannya, dan jika terdapat sebuah pelanggaran yang
berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus membuat
surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan pelanggaran etika
dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang akun Lotus Note
Karyawan di unit usaha Asia Pulp and Paper di seluruh dunia yang dapat diakses
serta dibaca oleh seluruh karyawan Asia Pulp and Paper. Contoh pelanggaran
etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang perusahaan yang dapat
menguntungkan pribadi.
6
Tidak hanya dari sisi hal yang
negatif, Lotus Note juga berperan dalam pengembangan prestasi karyawan. Sebagai
contoh, jika dalam satu divisi sedang melakukan proses mengikuti lomba atau
awarding, mereka melemparkan konsep yang telah mereka miliki, dan mereka akan
mendapatkan feedback langsung dari karyawan dari divisi
lainnya. Prestasi karyawan yang membanggakan juga akan disebarkan melalui Lotus
Note ke seluruh unit usaha Asia Pulp and Paper, hal ini dapat memacu karyawan
untuk lebih mengembangkan prestasinya di masa yang akan datang. Maka dari itu
dapat dikatakan bahwa sistem informasi dengan menggunakan media Lotus Note
dapat dikatakan dapat mendukung proses good
corporate governance di perusahaan yang dapat menghasilkan iklim kerja yang
positif antar karyawan.
C. Sistem Informasi mendukung proses produksi
Tidak hanya dalam bidang komunikasi
saja yang didukung oleh keberadaan sistem informasi, dari sisi produksi mulai
dari bahan baku sampai produk siap didistribusikan juga tidak lepas dari peran
sistem informasi yang sangat kuat. Contoh nyatanya adalah dari mulai bahan baku
selesai di panen dari lapangan, material tersebut sampai di pabrik dengan
menggunakan truk, dan begitu turun dari truk itulah, peran sistem informasi
sudah mulai digunakan. Pencatatan kayu masuk sampai dengan penyimpanan di
gudang kayu harus tercatat detail.
Dapat kita bayangkan betapa sulitnya
proses pencatatan tersebut jika dilakukan secara manual oleh manusia. Tentunya
akan memakan waktu yang sangat lama dan juga ketelitian yang sangat detail.
Belum lagi, prakatek-praktek negatif seperti pencurian kayu, dan penyelewengan
kayu kepada pihak lain dapat terjadi disini. Maka dalam hal ini peran sistem
informasi menjadi bagian yang sangat penting dan juga dapat dikatakan menjadi
bagian yang sangat vital. Investasi yang ditanamkan untuk sistem informasi di
bagian produksi ini juga terbilang cukup besar, dimulai dari perencanaan,
instalasi, mempelajari, serta perawatan menjadi satu bagian yang tidak
dipisahkan.
7
D. Sistem Informasi mendukung proses distribusi dan penjualan
Satu hal yang sangat penting lagi
adalah dalam bagian proses distribusi dan penjualan. Pencatatan secara detail
sangat dibutuhkan disini, hal ini karena besarnya skala usaha yang dilakukan
oleh Asia Pulp and Paper yang menjangkau beberapa negara di seluruh dunia.
Proses barang keluar yang tercatat
untuk didistribusikan adalah barang yang keluar dari pabrik dimana produk
tersebut siap didistribusikan. Misalnya, barang tersebut keluar dari pabrik PT.
Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry akan didistribusikan ke wilayah negara
Singapura dan Malaysia berarti barang tersebut akan tercatat keluar dari pabrik
PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry dan hasil penjualannya akan tercatat
sebagai pemasukan bagi PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry.
Klasifikasi barang keluar dari
masing-masing pabrik ini perlu dilakukan, karena hal ini juga dipakai sebagai
pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan yamg dihasilkan dari masing-masing
pabrik sebagai prestasi karyawan dari masing-masing pabrik-pabrik tersebut.
Namun tentunya, barang yang keluar
dari masing-masing pabrik juga diketahui dan tercatat oleh kantor pusat. Hal
ini dilakukan sebagai bahan monitoring kantor pusat, agar seluruh kegiatan yang
dijalankan oleh perusahaan tidak keluar dari standart operasional
procedure (SOP) perusahaan dan tetap dalam koridor yang diinginkan
oleh manajemen kantor pusat.
2.3.3 Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat Plup & Paper
Sistem
Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam perusahan, hal ini dapat
dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Misalnya dalam Sistem
informasi dalam media komunikasi internal, para eksekutif dapat melihat komunikasi yang dijalankan oleh
bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk komunikasi
karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk mempermudah atasan
melakukan pengawasan serta melakukan.
8
koordinasi
dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan dengan
segera.
Dengan Lotus Note, para eksekutif dapat mengetahui kejujuran dari karyawannya, dan jika
terdapat sebuah pelanggaran yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan,
karyawan tersebut harus membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya
telah melakukan pelanggaran etika dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke
seluruh pemegang akun Lotus Note. Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi
adalah penyelewengan uang perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi.
Tidak hanya dari sisi hal yang
negatif, Lotus Note juga berperan dalam pengembangan prestasi karyawan. Sebagai
contoh, jika dalam satu divisi sedang melakukan proses mengikuti lomba atau
awarding, mereka melemparkan konsep yang telah mereka miliki, dan mereka akan
mendapatkan feedback langsung dari karyawan dari divisi
lainnya.
Dengan adanya Lotus Note, eksekutif
juga dapat mengambil keputusan jika ada karyawan yang melanggar etika akan
diberi sanksi, dan jika ada karyawan yang berprestasi maka akan diberi
penghargaan.
Sistem
informasi mendukung proses distribusi dan penjualan, eksekutif dapat mengetahui klasifikasi barang keluar dari
masing-masing pabrik, hal ini dipakai sebagai pengukuran kinerja serta besarnya
pemasukan yamg dihasilkan dari masing-masing pabrik sebagai prestasi karyawan
dari masing-masing pabrik-pabrik tersebut.
Pada intinya sistem informasi yang dijalankan oleh Asia Pulp
and Paper telah membawa dampak yang positif bagi perusahaan. Sistem informasi Eksekutif
dirasakan dapat menunjang kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah para
eksekutif dalam melakukan pengawasan berbagai aspek dan dalam pengambilan keputusan.
Hal ini tentunya sejalan dengan tujuan utama dari diterapkannya sistem
informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan dalam melakukan koordinasi
dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.
9
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk
digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari
seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang
mentah menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada
pelanggan.
Sistem
Informasi Eksekutif cukup berperan penting pada PT. Inda Kiat Pulp & Paper
Tangerang Mill, hal ini dapat dilihat dari Sistem informasi Eksekutif yang dapat menunjang kebutuhan
data perusahaan dan dapat mempermudah para eksekutif dalam melakukan pengawasan
berbagai aspek dan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan
tujuan utama dari diterapkannya sistem informasi di perusahaan guna mempermudah
perusahaan dalam melakukan koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari
perusahaan.
3.2 Saran
Didalam
Sistem Informasi Eksekutif, pasti terdapat kelebihan dan kekurangan. Maka diperlukan
pengembangan secara terus menerus untuk memperbaiki kelemahan dari sistem
informasi eksekutif yang dipergunakan. Diharapkan kelak, dengan adanya
pengembangan Sistem Informasi Eksekutif, dapat mempertahankan keakuratan
informasi yang disajikan.
10
DAFTAR PUSTAKA
